FlowFact - Management für Ihre Dokumente
Archivieren Sie Ihre Dokumente via Scanner!
Mit der FlowFact CRM Software nutzen Sie alle Möglichkeiten der digitalen Archivierung. Dank der integrierten Dokumenten-Archivierung hat jeder Mitarbeiter in Ihrem Hause gezielten Zugriff auf sämtliche Unterlagen, wie Eingangspost, Verträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.. Sie reduzieren Ihren Zeitaufwand für das Ablegen, Kopieren, Suchen und Aufbewahren von Papierdokumenten um ein Vielfaches. Zudem sparen Sie zusätzlich Verbrauchsmaterial und Lagerkosten für Papierarchive. Digitale Dokumente sind für Sie immer abrufbereit und können im Gegensatz zu Papierdokumenten von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.
Mit FlowFact Universal CRM haben wir eine Reihe von aktuellen Geräten getestet, um die Kompatibilität mit dem FlowFact Archivierungsdienst sicherzustellen. Dadurch steht Ihnen eine größere Auswahl an Geräten zur Verfügung.
Neu in FlowFact 2007 ist weiterhin, dass durchsuchbare PDF-Dateien direkt unterstützt werden. Diese Dateien können ohne weitere Konvertierung leicht weiter bearbeitet und verteilt werden und integrieren sich optimal in den Workflow-Prozess. Voraussetzung ist ein Scanner, der diese Funktionalität unterstützt.
Ihre Vorteile!
- Scannen via Einzelplatz-und Netzwerk-Scanner;
- Texterkennung OCR in Scans - Faxen - PDFs;
- Vertragsarchivierung, Postarchivierung, PDF-Archivierung;
- Verknüpfung der Dokumente mit mehreren Projekten und Bezugspersonen;
- Kunden und projektspezifische Dokumentenablage;
- Suche nach Textinhalten in allen Dokumenten;
- Elektronische Verteilung beliebiger Dokumente (z.B. Posteingang) an zuständige Sachbearbeiter, Abteilungen, etc.;
- Elektronische Archivierung externer Dokumente (z.B. Posteingang, Faxe, Verträge, etc.);
- Beliebig viele Dokumente speicherbar (abhängig von der jeweiligen Datenträgerkapazität);
- Unterstützt 32-Bit TWAIN - Scanner (mit Ein-Tasten-Ablagefunktion);
- Bidirektionale Anbindung an Tobit David;
- Optimierte intelligente Anbindung an den HP Netzwerk ScanJet;
- Sofortiges Wiederfinden archivierter Dokumente (z.B. über die Adresse);
- Auf Wunsch freie Vergabe von Zugriffsrechten;
- und Druckerausgabe und Einbindung in andere Dokumente.
Archivierung von Office Dokumenten
FlowFact Universal CRM integriert die Microsoft Technologie, das heißt, durch die Einbindung von Word und Excel wurde eine optimale Umgebung für das Dokumentenmanagement geschaffen.
Die Erstellung von unternehmensspezifischen Vorlagen für Briefe, Faxe, statistischen Auswertungen, etc. erfolgt mit Platzhaltern, so dass die Voraussetzungen für ein einheitliches Erscheinungsbild gegeben sind.
Der Inhalt der Korrespondenz wird, je nach Vorlagedokument zum Teil oder komplett über FlowFact automatisch erzeugt. Die Erstellung von Einzel- und Serienbriefe sowie Listen wird zum "Kinderspiel". Die elektronische Ablage der erzeugten Dokumente erfolgt nicht irgendwo, sondern wird direkt als Aktivität zur Adresse und zum Projekt gespeichert, so dass die Vollständigkeit der Kontakthistorie gewahrt bleibt.
Selbstverständlich müssen einmal eingegebene Informationen schnell und auf einfachste Weise wieder zur Verfügung stehen. Mit Hilfe verschiedener Suchmöglichkeiten in der Adresse, im Aktivitätenfenster oder durch die Index- und Volltextsuche, erscheint jede gewünschte Information auf dem Bildschirm. Dokumente, wie bspw. Postein- und Ausgang, Verträge, Rechnungen u.a. Papierdokumente, werden in das Dokumentenmanagement von FlowFact einbezogen.
Die Erstellung von Papier-Mehrfachkopien zur Verteilung an einzelne Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an. Die Weitergabe der Kopien von Dokumenten und Informationen wird einfach per Mausklick auf die personalisierte Wiedervorlage realisiert.
Ihre Vorteile!
- Automatische Wordanbindung, dadurch schnelle und einfache Dokumentenerstellung;
- Versionsverwaltung, Versionshistorie;
- Serienbrieffunktion;
- Automatische Excelanbindung;
- Einfache und schnelle Erstellung von Listen, Auswertungen, Statistiken;
- Vorlagen für Briefe, Faxe, Angebot, Rechnungen, Listen, usw. sind vorhanden;
- Automatische Firmendaten und Firmenlogoeinbindung, wie auch Aktualisierung;
- Dokumente werden automatisch mit der Adresse, einem Termin, Projekt oder anderen Aktivitäten verknüpft;
- Dokumentenscanfunktion;
- und einfache Erstellung von PDF-Dokumenten mit einem Mausklick.
